Het digitale tijdperk verandert de manier waarop congressen worden gepland en uitgevoerd steeds meer. Maar dat betekent niet dat bijeenkomsten in persoon tot het verleden behoren. Zowel grote als kleine congressen blijven relevant en bieden een veel rijkere ervaring. Maar hoe moeten we congressen benaderen wanneer de technologie zo snel verandert? We hebben Corbin Ball, internationaal spreker, adviseur en expert op het gebied van de intersectie tussen technologie en productiviteit, gevraagd zijn inzichten te delen over de manier waarop congressen veranderen:
8 tech-trends in congressen om in de gaten te houden:
Dit zijn interessante tijden. Het technische landschap bruist van de ideeën om evenementenplanners, exposanten, locatiehouders en andere organisatoren te helpen hun werk beter te doen en de beleving van deelnemers te verbeteren.
1. Online reserveringen
Van de 1,8 miljoen congressen die ieder jaar in de VS worden gehouden, bestaat een groot percentage uit kleine evenementen (50 personen of minder). Producenten van beheersoftware voor evenementen en locaties bieden online reserveringssystemen, waarmee gebruikers locaties kunnen zoeken op type en grootte, zoals hotels, restaurants en zelfs schepen.
2. Waarschijnlijk vind je gewoonlijk je weg met AR
Google Maps. Maar individuele stands vinden in een expositieruimte is wat ingewikkelder. Augmented reality (AR), een technologie die een computergegenereerd beeld over het uitzicht van de gebruiker heen legt, doet nu ook mee aan de race. Voor AR heb je nu doorgaans nog je telefooncamera nodig, maar op een gegeven moment zul je je weg kunnen vinden in gebouwen met behulp van een AR-bril.
3. On demand chatbots
De populariteit van spraakgeactiveerde systemen zoals Alexa van Amazon en Google Home getuigt van de toenemende capaciteiten van chatbots. Maar in drukke omgevingen werkt de spraakinterface niet goed. Tegenwoordig verschijnen er steeds meer tekstgebaseerde systemen om vragen te beantwoorden, feedback te verzamelen en deelnemers bij de evenementen te betrekken.
4. Digitale planners
Gegevensbeheersystemen ontwikkelen zich steeds meer. Cloudbased evenementtechnologie en geavanceerde API'sverzamelen en analyseren gegevens ter plekke en koppelen deze gegevens aan CRM-tools. Eventbrite, een algemeen klantgericht systeem voor uitnodigingen, registratie en tickets voor evenementen, is een van dit soort planners. Andere opties bevatten functies als workflowkaarten en samenwerkingstools.
5. Meer hacking, meer beveiliging
Te oordelen naar recente gegevensschendingen lijkt het erop dat hackingactiviteiten vaker voorkomen en geavanceerder worden. Als planner dien je ervoor te zorgen dat je registratiebedrijf voldoet aan de PCI-richtlijnenen dat de gegevens van deelnemers beveiligd zijn. Als deelnemer moet je sterke wachtwoorden gebruiken, en eventueel verificatie in meerdere stappen gebruiken.
6. Eenvoudig inchecken bij evenementen
Geautomatiseerde check-interminals worden de norm bij veel evenementen. Bij kleinere evenementen kunnen omslachtige spreadsheets vervangen worden door apps voor gastenlijsten met talloze extra functies, zoals QR-codes voor het bevestigen van gescande passen en meldingen wanneer speciale gasten arriveren.
7. Gepersonaliseerde congressen
In het verleden bleef veel van wat er plaatsvondtijdens het evenement of de expositie binnen de muren van het beursgebouw. Maar evenementen en beurzen bieden een schat aan informatie over de interesses, bewegingen en interacties van deelnemers. Deze gegevens kunnen planners helpen toekomstige evenementen te optimaliseren en deelnemers een waardevollere, meer gepersonaliseerde ervaring te bieden.
8. Gewone congressen verdwijnen niet
Ondanks de toename van het aantal virtuele congressen, blijven persoonlijke bezoeken aan congressen en exposities belangrijk. Zolang deelnemers informatie, amusement en verfrissingen krijgen, kunnen ze dagenlang geïnteresseerd blijven. De gelegenheid tot netwerken, brainstormen en het opbouwen van relaties is vaak veel groter bij persoonlijke ontmoetingen.
Personeel dat net zo toegewijd is als jij
Al speelt technologie een steeds grotere rol bij het leveren van een fantastische ervaring, een persoonlijke service door professioneel en ervaren personeel is en blijft een van de belangrijkste factoren voor een succesvol en gedenkwaardig congres. Radisson Blu laat zich inspireren door de belofte van ons merk: "Ieder moment telt". Daarom mag je van ons persoonlijke begeleiding en aandacht voor details verwachten die voor jou belangrijk zijn, ongeacht de omvang van je evenement en of het internationaal of juist plaatselijk is.
