Nieuwe technologieën en gadgets

Technologieën en gadgets gebruiken tijdens vergaderingen kunnen de vergadering zowel efficiënter als leuker en unieker maken.  Als u technologie en gadgets wilt gebruiken, is hetbelangrijk dat u hier voorzichtig mee omgaat. Het komt namelijk vaak voor dat de nieuwe technologie niet het doel van de vergadering promoot, maar een onnodige afleiding vormt en de aandacht van de deelnemers trekt.

Kwesties verduidelijken

U kunt beginnen met uzelf het volgende te vragen:

Waarom gebruik ik deze technologie? Als de voornaamste reden is dat iedereen een vergaderapp gebruikt en u niet ouderwets wilt zijn, moet u overwegen of dit de kosten waard is. Als uw doel echter is om de deelnemers op nieuwe manieren te betrekken of om de resultaten van de vergadering beter te documenteren, dan is het dit zeker waard.

Welke technologie is nuttig om ons doel te bereiken? Er verschijnen continu nieuwe technologische hulpmiddelen. Dit kan het moeilijk maken om een overzicht hiervan te verkrijgen.  Aan de andere kant is het niet nodig om u te beperken tot een enkele optie. Vergaderapps zijn al lange tijd “in”, maar u kunt ook andere hulpmiddelen gebruiken, zoals robots en sociale media.

Is het allemaal het geld en de moeite waard? Veel hulpmiddelen zijn duur en vereisen veel instellingen. Denk dus goed na of u deze hulpmiddelen echt nodig heeft of dat u iets anders hiervoor in de plaats kunt gebruiken. Heeft u bijvoorbeeld echt een vergaderapp nodig om een stemming te houden of om vragen te stellen over de presentatie? Aan de andere kant kan doelgericht gebruik van technologie de waarde van uw vergadertijd aanzienlijk verhogen. Een vergaderapp kan u bijvoorbeeld veel waardevolle informatie geven.

Nuttige technologie

Hieronder volgen een aantal voorbeelden van nuttige technologische hulpmiddelen:

Vergaderapps Er is een grote verscheidenheid aan vergaderapps beschikbaar. Ze worden voornamelijk gebruikt om vergaderprogramma’s, lijsten van deelnemers en praktische informatie te beheren. Daarnaast kunnen ze gebruikt worden om stemmen te tellen, vragen te stellen aan sprekers, aantekeningen te maken en visitekaartjes uit te wisselen. Veel apps hebben andere functies die zowel leuk als nuttig kunnen zijn. De eenvoudigste apps zijn vaak de beste. Als u ervoor kiest om een vergaderapp te gebruiken, houd er dan rekening mee dat mogelijk iedereen tegelijkertijd online is. Een optie is om een volledige oplossing met een gesloten netwerk aan te schaffen, om gegevens te beschermen en om er zeker van te zijn dat de app naar behoren functioneert.  Sommige providers lenen bijvoorbeeld iPads voor gebruik aan alle deelnemers.

De Radisson Blu One Touch App verzamelt alle informatie over de vergadering op één plek en geeft vergaderplanners en -deelnemers een reeks voordelen. Meer informatie

Co-creation-hulpmiddelen Er bestaat een lange lijst van software waarmee deelnemers aan vergaderingen onderling ideeën en kennis uit kunnen wisselen. De meeste vergaderapps hebben deze functie maar er bestaan tevens een groot aantal gratis apps en goedkope online hulpmiddelen.

The Catch Box is een microfoon in een rubberen blok, waardoor deze als een dobbelsteen gegooid kan worden. The Catch Box is een leuke gadget die een ander soort interactie tussen deelnemers kan oproepen.

Telepresence robots. Naarmate de globalisatie toeneemt, wordt het ook steeds normaler om hybride vergaderingen te organiseren. Dit zijn vergaderingen waarbij deelnemers niet fysiek aanwezig zijn, maar de vergadering volgen vanuit een ander land of andere stad. Hiervoor zijn zogenaamde telepresence robots, in feite iPads op wielen, ontwikkeld. De robot kan beheerd worden door een computer, wat betekent dat een deelnemer die niet fysiek aanwezig is, kan rondrijden en kan praten met andere deelnemers tijdens pauzes en mobiele sessies.

Go-pro camera’s zijn camera’s die bijvoorbeeld op het hoofd van een deelnemer gemonteerd kunnen worden zodat de vergadering vanuit het perspectief van die persoon gefilmd kan worden. De video kan gebruikt worden als documentatie maar kan tevens online gestreamd worden aan deelnemers die niet fysiek aanwezig zijn bij de vergadering.

De technologie van de toekomst

Er is een aantal zeer interessante nieuwe technologieën ontwikkeld, die we waarschijnlijk binnenkort in onze vergaderingen gaan gebruiken.

Drones kunnen het mogelijk maken om de vergadering te filmen en te observeren vanuit volledig nieuwe hoeken. Er is nog sprake van een aantal problemen gerelateerd aan veiligheid en toezicht die nog niet opgelost zijn, maar verschillende deelnemers uit de industrie werken eraan om deze op te lossen. Zo is bijvoorbeeld de hele American Super Bowl gefilmd vanuit de lucht met een drone.

Draagbare technologie is een technologie die geïntegreerd is in kleding, koffiekoppen en vergaderbrochures en die informatie verzamelt over bijvoorbeeld het gedrag van deelnemers. Dergelijke informatie en informatie over de voorkeuren van deelnemers is essentieel voor het evalueren van vergaderingen en om toekomstige vergaderingen te creëren die beter dan ooit zijn.

Men voorspelt dat virtual reality de volgende grote technologische hype wordt de aankomende jaren.  De technologie zelf is al jaren op de markt beschikbaar, maar de prijs en kwaliteit ervan zijn nu pas op een dusdanig niveau dat deze technologie wijdverspreid gebruikt kan worden. Zo zouden er producten of presentaties gemaakt kunnen worden met behulp van virtual reality.

Door Bo Krüger, vergaderingsontwikkelaar, bemiddelaar, docent en schrijver, Moving Minds

Tell us what you think


nine − 7 =