MPI-conferentie eindigt in een sneeuwbalgevecht

400 internationale afgevaardigden namen deel aan een aantal gekke acties tijdens de conferentie, wat resulteerde in een fantastisch "sneeuwbalgevecht" met proppen papier waarop ze eerder korte industrierelevante vragen of opmerkingen hadden geschreven. Vervolgens werden een aantal willekeurige "sneeuwballen" opgeraapt en werden de onderwerpen die erop stonden levendig besproken in kleine groepen.

Niet veel van de deelnemers hadden ooit een dergelijke vergadering meegemaakt. Gedurende de jaren liet een groeiend aantal deelnemers tijdens de Meeting Professionals International (MPI) European Meeting and Events Conference (EMEC) weten dat ze de vergaderingen te traditioneel vonden.

Dit was allemaal verleden tijd in februari, toen de Deense afdeling van MPI de verantwoordelijkheid voor het organiseren van de conferentie in 2016 op zich nam.

Ze wilden iedereen laten zien waartoe ze in staat waren!

Zelfs vóór de conferentie in 2015 in Kraków besloot de voorzitster van het organisatiecomité, Helle Svaneborg van Dansk Lægemiddel Information A/S, samen met haar collega's bij MPI Denemarken dat alles zou veranderen als Denemarken de eer kreeg om de conferentie in 2016 te organiseren. Ze zegt:

"Onze organisatie-aanpak was het opschudden van traditionele vergadervormen. Door de conferentie in overeenstemming met de Danish Meetovation-principes te leiden, kon de EMEC-conferentie een krachtige demonstratie worden van hoe we op een andere manier een betrokken en inspirerende conferentie kunnen creëren." Het bleek een ongezien succes.

Meetovation is een concept ontworpen door VisitDenmark met de slogan: "Geen saaie vergaderingen meer!" De voornaamste principes die gebruikt werden tijdens EMEC waren: Creatief gebruik van de fysieke faciliteiten - Actieve betrokkenheid van de deelnemers - Verantwoordelijke en duurzame omgeving, met gezond en stimulerend voedsel - Lokale aanwezigheid - en rendement op investering (ROI) wat betreft het doel van de vergadering en resultatenmeting.

Overdrijven zorgt voor begrip

De conferentie werd gehouden met een focus op het principe "overdrijven zorgt voor begrip". Er werd geroezemoesd en geneuried, we speelden, zongen en maakten muziek maar altijd op een educatieve manier die netwerken aanmoedigde.

"Dit betekent natuurlijk niet dat alle conferenties op deze manier plaats moeten vinden, je moet het vergaderformaat aanpassen aan de deelnemers. Maar hier maakten we het glashelder aan alle 400 afgevaardigden van het professionele evenement en de vergaderindustrie in Europa en de VS dat zelfs door het maken van kleine aanpassingen een evenement enorm kan veranderen", zegt Helle Svaneborg.

Ze kunnen er veel van leren

Karin Krogh, Nyt Potentiale en voorzitster van de Deense afdeling van MPI was een lid van het organisatiecomité en was verantwoordelijk voor onder andere de feitelijke inhoud van de conferentie. Ze zegt:

"Het doel was dat de mensen er iets van zouden leren, iets dat ze konden gebruiken in hun eigen werk en in hun eigen strijd tegen middelmatige en saaie vergaderingen. We wilden mensen in principe inspireren om de standaard van de evenementen- en de vergaderindustrie te verhogen."

Informeel en efficiënt

Het Radisson Blu Hotel Scandinavia in Kopenhagen verzorgde kamers en faciliteiten voor de EMEC in 2016. De grote conferentieruimte was volledig opnieuw gemeubileerd en je kon het geroezemoes van de deelnemers horen toen ze de vergaderruimtes inliepen; de traditionele rijen met stoelen werden vervangen door banken, stoelen met lamsvellen, cafétafeltjes en meer. Er ontstond direct een informele sfeer.

Het moet logisch zijn

"Het kader moet natuurlijk aanwezig zijn, maar de inhoud is altijd het belangrijkste", voegt Karin Krogh toe. "Kaders en vormen zonder rode draad is niet genoeg. Waarom ligt er een zitzak? Het moet logisch zijn, en dat is dit zeker!"

Durf jij het aan om jezelf en je collega's uit te dagen?

Helle Svaneborg en Karin Krogh antwoordden allebei met een krachtig JA! Het hotel en alle andere partners waren ook erg enthousiast en gingen graag de uitdaging aan. Iets nieuws en anders creëren leidde tot uitstekende samenhang.

De later volgende evaluatie toonde dat we ons doel behaald hebben: 97% van de deelnemers vond het de plezierigste EMEC ooit en 98% gaf aan dat Kopenhagen een goede conferentielocatie is. Daarnaast gaf 90% aan dat het Meetovation-formaat hun ROI verhoogde door deel te nemen

Door Lars Blicher-Hansen

Tell us what you think