Klantstudie: Scania Winter, Trysil

De eerste keer dat Scania een presentatie gaf van zijn vrachtwagenmodellen in het Radisson Blu Trysil Resort in Trysil, 250 km ten noorden van Oslo, Noorwegen, waren er 120 deelnemers. In janurari 2016, toen het evenement Scania Winter voor het 6e opeenvolgende jaar gehouden werd, was het aantal deelnemers gestegen naar 1300.

De verklaring hiervoor is eenvoudig: de jaarlijkse productpresentatie is zo populair geworden dat Scania-dealers zichzelf en een aantal van hun klanten moeten registreren om deel te kunnen nemen aan het evenement.

Gedurende vijf achtereenvolgende weken

Het klantevenement duurde langer dan vijf weken, er werden 24 uur per dag van maandag t/m vrijdag doorlopend presentaties gehouden voor ongeveer 45 klanten, demonstratiechauffeurs en onderaannemers, in totaal 100 deelnemers per groep. Het programma bestond uit een lunch bij aankomst, gevolgd door proefritten van vrachtwagens van 12:00 tot 16:30 uur en een spelletje bowlen in de bowlingbaan van het hotel. 's Avonds konden de gasten genieten van een heerlijk diner aan feestelijk gedekte ronde tafels in de grote banketzaal en een gezellige afterparty. De volgende dag begon met een ontbijt gevolgd door een informatieve vergadering en een tentoonstelling door 14 zakelijke partners (bijvoorbeeld Continental Tyres), daarna werd er geluncht voordat iedereen weer zijn eigen weg ging.

"Toen de gasten arriveerden, kon je de bewonderende uitroepen horen toen ze het hotel zagen. Het is ongelooflijk mooi, zowel van buiten als van binnen", zegt marketingcoördinator Irene Schancke van Scania, die verantwoordelijk was voor het evenement. Irene werkt met veel plezier samen met het hotel. Deze samenwerking verloopt al jarenlang praktisch vlekkeloos.

 

Het hele hotel stond in het teken van het evenement

"Dit jaar organiseerden we de accommodatie van ongeveer 2500 gasten, we hadden onze eigen controlelijsten en speelden samen met het hotel in op de onvermijdelijke wijzigingen gedurende het proces. Maar dat niet alleen; we kregen het totaalpakket. Het volledige hotel stond in het teken van Scania, van de gigantische vrachtwagens bij de hoofdingang tot alle details die het personeel van het hotel mede ontworpen had: het Scania-logo was te allen tijde zichtbaar, van de ontbijtbroodjes tot op het dessert tijdens het banket 's avonds. Het ontbijtbuffet bevatte een aantal specialiteiten die werden versierd met miniatuurversies van onze vrachtwagens. We hadden onze eigen bierglazen en zelfs de bowlingbaan en videoschermen werden versierd met Scania-logo's", zegt Irene.

Samenwerking met de gemeente en de motorclub

Tijdens de eerste twee weken verwelkomden we ongeveer 500 van Scania's klanten uit bijna heel Europa en zelfs uit Egypte. De laatste drie weken ontvingen we ongeveer 800 klanten uit heel Noorwegen. "Aangezien we reeds 20 vrachtwagensnaar Trysil gebracht hadden, konden we net zo goed de hele opbouw gebruiken om klanten uit andere landen uit te nodigen", zegt Schancke.

Een aantal van de proefritten werd uitgevoerd op de 800 meter lange motorcrossbaan van de motorclub van Trysil, waar gasten ook gebruik konden maken van de slipbaan. Andere proefritten werden uitgevoerd op de straten van de stad, waar in samenwerking met de gemeente wegversperring, borden, enz. geplaatst werden.

Traditie - elk jaar iets nieuws

"Zo'n groot evenement, met zo'n belangrijke klantengroep is erg afhankelijk van een goede en positieve samenwerking met het hotel. Vanaf het allereerste begin van het evenement hebben we enorm veel geluk gehad dat we konden samenwerken met uitzonderlijk toegewijde en servicegerichte mensen die samenwerkten als een team. Zij zijn voor een groot deel verantwoordelijk voor het succes van dit ongekende evenement dat een populaire traditie is geworden."

"Het basisprogramma moet niet veranderd worden, maar als bijna de helft van de deelnemers al eerder heeft deelgenomen, moet er wel elk jaar iets nieuws bijkomen. Dit jaar waren de verzinselen van de chef-kok voornamelijk de kers op de taart", zegt Irene Schancke.

Tell us what you think