Goede vragen voor uw vergaderleider

Wat voor soort vergadering u ook plant, het proces moet altijd beginnen met een dieptediscussie tussen de planners van de vergadering en de leiders van de vergadering. Bij het plannen van een goede vergadering moet een groot aantal elementen in acht genomen worden. Wellicht heeft u hier niet veel tijd voor. Hierdoor kan het niet efficiënt lijken om te beginnen met het plannen van de logistiek en praktische details.

Het is echter heel waardevol om de dialoog aan te gaan en te behouden en om door te communiceren uw doelen te bepalen. Het kan moeilijk zijn om de juiste fundamentele vragen te stellen, eenvoudigweg omdat dergelijke vragen vaak erg moeilijk te beantwoorden zijn. Op de lange termijn krijgt u echter de tijd die u besteed heeft aan dialogen, reflectie en prioriteiten stellen terug. Op deze manier kunt u twijfels, slecht doordachte oplossingen en kwesties later in het proces beperken of volledig uit de weg ruimen.

Hieronder vindt u een lijst met efficiënte vragen die, ongeacht de soort vergadering, nuttig en relevant kunnen zijn. Begin altijd met de vragen die u een zo breed mogelijk perspectief bieden. Kwesties van effect en gebruik ontwikkelen dit perspectief, dus begin hiermee!

Ga vervolgens verder met de vragen die u nuttig en relevant vindt. Deze zullen u helpen om een goed overzicht en begrip te krijgen van wat u wilt bereiken met de vergadering. Vervolgens kunt u concrete doelen formuleren.

EFFECT

Hoe staat deze vergadering in verband met onze waarden?

Hoe draagt deze vergadering bij aan de ontwikkeling/strategie van het bedrijf?

Wat willen we bereiken met de vergadering?

Hoe zal de vergadering de omzet/winst van het bedrijf vergroten?

Als u een jaar in de toekomst zou kunnen kijken, wat heeft deze vergadering dan teweeggebracht?

Welke veranderingen zal deze vergadering veroorzaken?

GEBRUIK

Wat moeten de deelnemers geleerd hebben als ze weer thuis zijn?

Hoe kunnen we de vergadering vervolgen en bepalen of de deelnemers de kennis die ze opgedaan hebben inzetten?

Hoe zorgen we ervoor dat ze naar huis gaan en zich nog steeds volledig bewust zijn van het bericht van de vergadering?

Waardoor en door wie worden de deelnemers beïnvloed als ze weer thuis zijn?

Hoe kan wat ze geleerd hebben geïntegreerd worden in hun alledaagse activiteiten?

LEREN

COMPETENTIE

Welke methodologieën zullen de deelnemers leren?

Hoe worden de resultaten verspreid?

Hoe kunnen we actieve deelname tijdens de vergadering verzekeren?

Hoe kunnen we verzekeren dat de nieuwe kennis geïntegreerd wordt in de alledaagse activiteiten?

Hoe zorgen we ervoor dat deelnemers de nieuwe vaardigheden tijdens de vergadering omarmen?

Tegen welke obstakels kunnen de deelnemers aanlopen?

KENNIS

Wat zijn de drie belangrijkste boodschappen die de deelnemers moeten onthouden na de vergadering?

Wat kunnen de deelnemers mee naar huis nemen dat ervoor zorgt dat zich aan deze boodschap houden?

Wie kan de boodschap het beste overbrengen?

Hoe veel of weinig informatie is benodigd?

Wat voor soort informatie, leermogelijkheden en details passen het beste bij de deelnemers en de boodschap?

Welke nieuwe informatie wordt aan de deelnemers gepresenteerd?

GEDRAG

Welk gedrag wordt veranderd?

Hoe kunnen we de deelnemers motiveren?

Waarom is het belangrijk om deze informatie/kennis over te brengen wat betreft de gedragsverandering?

Hoe kunnen we ervoor zorgen dat de deelnemers de juiste houding hebben ten aanzien van het onderwerp en de taak?

NETWERKEN

Hoe kunnen we gebruikmaken van de kennis van de deelnemers?

Wat voor rol hebben de deelnemers tijdens de vergadering?

Hoe kunnen we het delen van kennis implementeren?

Hoe kunnen de deelnemers elkaar voordeel bieden?

Hoe kunnen we de deelnemers organiseren zodat de implementatie van hun nieuwe kennis verbetert?

Hoe kunnen we ervoor zorgen dat deelnemers zowel feitelijke als sociale relaties opbouwen?

TEVREDENHEID

Hoe wordt de leeromgeving opgebouwd?

Hoe kan de ervaring die we creëren een goede zijn?

Met wat voor gevoel moeten de deelnemers de vergadering verlaten?

Hoe kunnen we ervoor zorgen dat het kader van de vergadering onze doelen beïnvloedt?

Wat moet de vergadering bevatten om er zeker van te zijn dat de deelnemers tevreden zijn en weggaan met een gevoel van zelfvertrouwen en een wens om te veranderen?

DE DOELGROEP

Welke verschillende doelgroepen hebben we en waarom?

Hoe kunnen we ze verdelen?

Hoe zijn ze samengesteld? Moeten we rekening houden met culturele kwesties?

Waarom moeten juist deze mensen deelnemen?

Wie kan uitgenodigd worden om te verzekeren dat het doel van de vergadering behaald wordt?

Wie moeten deelnemen?

Tell us what you think


one × 2 =