De beste manier om een vergadering goed te beginnen

Een goed begin is het halve werk! Dit gezegde heeft voornamelijk betrekking op vergaderingen. Het begin van een vergadering kan ontworpen worden zodat het doel, formaat en de inhoud uitgesproken worden en in context geplaatst worden.

 

Ongeacht het soort vergadering dat u plant, is het betrekken van de deelnemers altijd een goede regel, en een goede manier om een vergadering te beginnen. Het betrekken van de deelnemers zal ze helpen om op te warmen, het creëert de juiste sfeer en u maakt duidelijk op welke manier u de vergadering wilt voortzetten.

 

Hieronder volgen drie soorten vergaderingen en drie opties voor het beginnen van uw vergadering:

 

1 – DE STRATEGIE- EN PLANNINGSVERGADERING

In strategie- en planningsvergaderingen worden vaak meer belangrijke beslissingen genomen dan gewoonlijk. Er worden grootse ideeën besproken. Dit moet op een efficiënte en doelgerichte manier gebeuren. U moet beslissingen nemen, prioriteiten stellen en geschillen bijleggen.

 

Start de vergadering met de methode "succes spotting"

De ”success spotting”-methode heeft als doel erachter te komen wat werkt, wat we nu goed doen en wat ons de energie geeft om onze dagelijkse taken uit te voeren. Op basis hiervan moeten we een toekomstconcept creëren, een soort positief kompas om onze acties in de juiste richting te leiden.

 

Tijd: minimaal 2 x 7 min + 10 min voor samenvatten

 

Aantal deelnemers: +4 personen

 

Uitvoering:

 

Deze methode is gebaseerd op concept, ontwerp en uitvoering. Gebruik deze methode om een beroep te doen op de beste ervaringen van de organisatie en de tot dusver behaalde resultaten:

 

Het concept: start met het opstellen van een toekomstbeeld gebaseerd op vorige successen.

Het ontwerp: licht dit beeld toe (in hoeverre is dit realistisch?) door te onderzoeken hoe dit beeld behaald kan worden. Wat kan ons helpen om dit beeld te behalen? Wat zijn mogelijke obstakels? Hoe kunnen deze obstakels overwonnen worden?

Uitvoering: aanpakken

De "succes spotting"-methode kan gebruikt worden voor veel verschillende doeleinden, zoals het verbeteren van de klantenservice, het verbeteren van de professionele ontwikkeling van een individu en het creëren van betere relaties en samenwerking in een afdeling. De methode is met name geschikt voor managers maar kan ook gebruikt worden door werknemers in een aantal contexten.

 

Bijvoorbeeld: een bedrijf heeft besloten om zich te focussen op interne samenwerking. Het lijkt erop dat de samenwerking beter kan; ze kunnen zich een tijd herinneren waarin iedereen wat gelukkiger naar werk ging en waarin mensen meer met elkaar praatten. Nu lijkt iedereen in een vicieuze cirkel te zijn beland; iedereen richt zich op dingen die niet gedaan zijn of op fouten die gemaakt zijn.

 

 

2 – DE BRAINSTORMING- EN INNOVATIE-VERGADERING

De brainstorming- en innovatie-vergadering is een speciaal soort vergadering. Dit vergaderingstype richt zich op het vinden van nieuwe ideeën, activiteiten en oplossingen op gebieden zoals product- of conceptontwikkeling of marketingcampagnes. Men moet 'outside the box' denken en nieuwe aanpakken durven te proberen.

 

Start de vergadering met de 'outside the box'-methode

Het doel van de ”outside the box”-methode is het nauwer aanhalen van banden tussen deelnemers en creatief denken bevorderen. Het is een specifiek educatieve oefening die toont hoe moeilijk het is om nieuwe ideeën te bedenken.

 

Tijd: ongeveer 5 - 15 minuten

 

Aantal deelnemers: 2- 100 personen (het beste in groepen)

 

Uitvoering:

 

Vorm paren

Bestudeer uw partner aandachtig en bekijk wat hij/zij aan heeft, hoe zijn/haar haar zit, enz.

Vraag de paren om met de ruggen tegen elkaar aan te gaan staan

Nu moeten beide partners vijf dingen in het uiterlijk veranderen (dit is normaal gesproken vrij eenvoudig)

Nu moeten ze zich omdraaien en vertellen wat de veranderingen zijn

Daarna moeten ze weer met de ruggen tegen elkaar aan gaan staan en nogmaals tien dingen veranderen (dit kan gedaan worden door voorwerpen van andere paren of van buiten de zaal te gebruiken (dit is toegestaan))

 

Tip:

U kunt het aantal te veranderen dingen variëren maar het doel is om dit redelijk moeilijk te maken. Op deze manier worden de deelnemers gedwongen anders te gaan denken. Als het iemand niet lukt om te zeggen hoe iemand's uiterlijk veranderd is, kan de partner het hem/haar uitleggen. Het voornaamste doel van deze oefening is niet om raadspelletjes te spelen, maar om de deelnemers nieuwe ideeën te laten verzinnen. U kunt tevens de deelnemers vragen om elkaars uiterlijk te veranderen, maar dit kan lastig zijn en iets te persoonlijk.

 

Het Radisson Blu Scandinavia Hotel in Kopenhagen heeft genoeg ruimte om deelnemers op verschillende manieren samen te laten komen, ideaal voor oefeningen waarbij beweging is vereist.

 

 

3 – DE NETWERK- EN TEAMBUILDINGSVERGADERING

Netwerken en teambuilding draait om het creëren van relaties en solidariteit. Betrokkenheid is cruciaal: des te meer, des te beter. Een positieve houding en de wil om met mensen in alle functies te praten zijn de belangrijkste focuspunten.

 

Start de vergadering met de "sudden survey"-methode

Het doel van de "sudden survey"-methode is om deelnemers met elkaar te laten communiceren en om beweging en energie te creëren. Het is tevens bedoeld om overeenkomsten te sluiten en om ervaringen met en houdingen tegenover de inhoud uit te wisselen.

 

Dankzij deze methode zullen de deelnemers vanaf de start van de vergadering met elkaar samenwerken. Ze moeten samen verschillende relevante onderwerpen/vragen onderzoeken. Dit kan de deelnemers en leider helpen om snel te beoordelen hoe andere mensen denken. Daarnaast kunnen belangrijke onderwerpen direct behandeld worden.

 

De methode is ontwikkeld door Thiagi, maar wordt hieronder uitgelegd.

 

Tijd: 30-50 minuten

 

Aantal deelnemers: 8 - 200 personen (het beste in groepen)

 

Materiaal: flip-overs en pennen, klokken en horloges, kaart voor groepsformatie indien nodig

 

Uitvoering:

Formuleer vier vragen of onderwerpen die relevant zijn voor de inhoud van de vergadering en voor de deelnemers (bijvoorbeeld verwachtingen, ervaringen, veranderingen)

Vraag de deelnemers om zich op te splitsen in vier groepen (indien er sprake is van een groot aantal deelnemers zijn mogelijk meerdere groepen nodig en werken sommige groepen mogelijk aan dezelfde vragen/onderwerpen)

Elke groep krijgt een onderwerp/vraag

Vraag de deelnemers om informatie over de aan hen toegewezen vraag/onderwerp te verzamelen bij andere groepen en bij hun eigen groepsleden

Leg het volgende plan uit en schrijf dit op het bord: (aantal minuten kan aangepast worden)

3 min voor het plannen hoe antwoorden verzameld moeten worden

5 min voor het verzamelen van antwoorden van zoveel mogelijk deelnemers

3 min voor het analyseren van de antwoorden

Vraag de groepen om een begin te maken met hun plan, geef een minuut voor het einde van deze periode een waarschuwing

Leg vervolgens uit dat ze 5 min hebben om de antwoorden op hun vragen te verzamelen. Geef een minuut voor het einde van deze periode een waarschuwing

Vraag iedereen om weer bij hun groep te gaan zitten en de antwoorden die ze gekregen hebben te delen

Geef iedere groep een flip-over en vraag hen om de algemene resultaten samen te vatten. Geef een minuut voor het einde van deze periode een waarschuwing

Kies een willekeurige groep en vraag hen om hun "analyse" te presenteren. Elke groep heeft één minuut om hun analyse te presenteren

Debriefing - bespreek de resultaten met de deelnemers

 

 

Dit artikel is geschreven in samenwerking met Ann Hansen, een vergaderorganisator, -leider en -consultant, concept+competence.

 

Tell us what you think